Vi er Projects Abroad (UK) Ltd, en virksomhed registreret i Storbritannien på adressen, Aldsworth Parade, Goring-by-sea, West Sussex, BN12 4TX (2478906). I dette dokument bliver Projects Abroad nogle gange refereret til som “vi”.
Denne privatlivspolitik er udarbejdet til at hjælpe dig med at forstå alt, hvad du skal vide om vores dataindsamling og -behandling, og hvad dine rettigheder er som individ. Politikken er blevet opdateret i forhold til EUs databeskyttelsesregler, General Data Protection Regulation (GDPR).
Vi håber, at du vil tage dig tid til at læse dokumentet. Vi har prøvet at holde det så enkelt som muligt, og vi informerer dig, hvis der er ændringer til den måde, vi behandler dine personlige data på i fremtiden, inden ændringerne træder i kraft.
Projects Abroad tager vores ansvar for at beskytte dine data meget alvorligt, og vi anbefaler dig at gøre dig bekendt med vores praksis. Hvis der er noget i denne politik, som du ikke forstår, eller hvis du har nogle spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os på kontaktoplysningerne nedenfor.
Hvorfor indsamler vi personlige data?
De informationer, vi indsamler fra vores frivillige, er med det formål at arrangere din tur bedst muligt. Alt det data vi indsamler, hjælper os med at matche dig med det perfekte projekt og at give dig en sikker rejseoplevelse.
Vi gemmer også personlige data om “kandidater” (potentielle frivillige), som kontakter os, før de tilmelder sig. På den måde kan vi nemt finde frem til dine oplysninger, når du kontakter os igen, så vi ikke behøver at starte forfra, hver gang du henvender dig til os.
Vi gemmer også data om vores “alumni” (tidligere frivillige og praktikanter), så vi kan bede om feedback og evalueringer for at forbedre oplevelsen for fremtidige frivillige, og for at kunne informere dig om andre projekter, som vi tilbyder, eller andre tilbud der kan interessere dig.
Vi behandler ikke personlige data, som ikke er direkte relevante for de ovennævnte formål.
Hvorfra indsamler vi personlige data?
Hvis du er frivillig hos Projects Abroad, indsamler vi dine personlige data fra tilmeldingsblanketten, som du udfyldte, da du tilmeldte dig et projekt hos os. Vores frivilligrådgivere (volunteer advisors), som er ansvarlige for at hjælpe dig på dit ophold i udlandet, kan også bede dig om yderligere information, afhængigt af kravene på din destination og projekt.
Vi har brug for de følgende personlige data for at kunne behandle din tilmelding og deltage på vores projekter:
- Personlige kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og personlig email
- Fødselsdato
- Køn
- Pårørende og kontaktperson i nødstilfælde
- Pas og visuminformationer
- CV
- Lægejournal
- Straffeattest
- Bankkontooplysninger
- Uddannelsesoplysninger
- Personlige referencer
- Projektpræferencer
- IP-adresse
Hvis du er en potentiel fremtidig frivillig eller praktikant, indsamler vi dine personlige data fra de kontaktoplysninger, som du brugte til at kontakte os, som vores nyhedsbrev og blanketter fra vores brochurer, email, telefon eller live chat.
Hvis du er tidligere frivillig eller praktikant hos os, kan vi også indsamle data om dig fra feedback spørgeskemaer eller evalueringer, som du har besvaret, eller korrespondance, som du har deltaget i for at arrangere promoverende aktiviteter.
Anvendelsesbetingelser
Kontraktmæssig nødvendighed
Projects Abroad skal behandle dine personlige data med det ovennævnte formål for at følge betingelserne i kontrakten mellem os og dig. Vi følger også betingelserne i kontrakten, selv om den endnu ikke er på plads, fordi der er intention om at indgå kontrakt senere.
Juridisk forpligtelse
Projects Abroad skal behandle dine personlige data med det ovennævnte formål i overensstemmelse med vores juridiske forpligtelse til at sørge for økonomisk binding mellem os og dig, og at beholde dine data, indtil kontrakten forældes.
Legitime interesser
Projects Abroad behandler dine personlige data på grund af visse legitime forretningsinteresser, som inkluderer nogle eller alle af følgende punkter:
a) At give dig det projekt, som du har bedt os om at arrangere,
b) At forbedre kvaliteten af de ydelser, vi tilbyder gennem feedback og tilfredshedsundersøgelser
c) At give informationer videre til tredjepartsorganisationer på destinationen, hvor du bliver placeret,
d) At informere dig om andre projekter, som vi tilbyder, eller andre tilbud som kan være af interesse for dig,
e) At sende notifikationer om emner, som du abonnerer på,
f) At genkende dig, når frivillige og potentielle frivillige kontakter os igen,
g) At lade os forstå mængden og antallet af vores kundebase,
h) At forbedre vores website, så vores indhold leveres mere effektivt,
i) At føre tilsyn med aktivitet på vores website for at identificere brugertrends med det formål at gøre online marketing mere relevant,
j) Statistisk analyse og markedsresearch
Når vi behandler dine data af de ovenstående årsager, er dine datarettigheder altid af højeste prioritet. Du har retten til at fremsætte indsigelse om denne databehandling, hvis du ønsker, og du kan finde mere information nedenfor om at fremsætte indsigelse til databehandling.
Hvis vi ikke har det, kan vi ikke arbejde med det…
Det er et kontraktmæssigt krav for dig at give os de personlige data, som vi skal bruge af de ovennævnte årsager. Derfor skal du udlevere disse oplysninger til os.
Det er selvfølgelig altid dit eget valg, om du vil udlevere dine personlige oplysninger. Hvis du beslutter dig for, at du ikke vil udlevere dine personlige data til os, så kan vi til gengæld ikke opfylde vores kontraktmæssige forpligtelser og arrangere et projekt for dig.
Hvor bliver mine data gemt?
Vi ved, hvor vigtig datasikkerhed er for alle vores kunder. Derfor behandler vi dine data med yderste forsigtighed og gør alt, hvad der er nødvendigt for at beskytte dem.
Vi opbevarer dine data i en sikker database ved brug af ‘https’ teknologi, og adgang til dine data er beskyttet med et kodeord. Vi opbevarer ikke følsomme data som dankortoplysninger i vores database, da alle betalinger bliver behandlet direkte gennem vores card processor.
Vi fører jævnligt tilsyn med vores system for at finde mulige sårbarheder og angreb.
Hvem deler vi dine oplysninger med?
For at opnå de ovennævnte formål, som vi behandler dine personoplysninger til, kan vi være nødt til at dele disse oplysninger med forskellige tredjepartsorganisationer som f.eks. udbydere af praktikophold, værtsfamilier, udenlandske myndigheder, revisorer, annoncører som Google og Meta, softwareudbydere som HubSpot, rejsebureauer, udbydere af tekniske ressourcer og partnerinstitutioner som f.eks. skoler og universiteter.
Når du vælger at modtage markedsføringsoplysninger via formularer på vores hjemmeside, kan du til enhver tid afmelde dig ved hjælp af afmeldingslinket i hver e-mail. Kontakt venligst dataprivacy@projects-abroad.org, hvis du støder på problemer, når du forsøger at afmelde dig.
Projects Abroad deler aldrig dine personlige data med en tredjepart, som har til intention at bruge det til eget formål som f.eks. direkte markedsføring.
Projects Abroad overfører dine personlige data til de destinationer, som du har valgt at deltage på projekter på, og vi kan også dele relevant information med dit valgte projekt.
Ingen af de tredjeparter, som vi ansætter, og som har adgang til vores data for at kunne udføre deres funktion, har tilladelse til at bruge de data til noget andet formål ud over de ovenstående.
Dataoverførsler uden for EU af Projects Abroad
Projects Abroad vil, som en del af vores standard forretningspraksis, overføre dine personlige data til vores kontorer i de følgende lande udenfor EØS:
Argentina, Australien, Belize, Bolivia, Cambodja, Canada, Kina, Costa Rica, Ecuador, Etiopien, Fiji, Ghana, Hong Kong, Indien, Italien, Jamaica, Japan, Kenya, Madagaskar, Marokko, Mexico, Mongoliet, Myanmar, Nepal, Peru, Filippinerne, Rumænien, Samoa, Senegal, Sydafrika, Sri Lanka, Tanzania, Thailand, Togo, USA, Forenede Arabiske Emirater, Vietnam.
Når overførsler af data til tredjeparter finder sted, har Projects Abroad fulgt de følgende sikkerhedsforanstaltninger til at sikre, at sikkerhedsniveauet bliver opretholdt:
a) Personlige data overføres gennem vores sikre, kodeordsbeskyttede database
b) Projects Abroad alene har adgang til denne database
Dataoverførsler uden for EU af tredjepart
Projects Abroad bruger produkter og ydelser fra tredjepartsorganisationer, som overfører personlige data uden for listen af lande, som er godkendt af EU kommissionen til at have tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger for dataoverførsler.
De følgende sikkerhedsforanstaltninger er sat op for at sikre, at enhver dataansvarlig tredjepart eller databehandler, som Projects Abroad samarbejder med, har opstillet tilstrækkelige forholdsregler:
a) Vi udleverer kun de informationer, som tredjepart skal bruge for at udføre deres specifikke arbejde.
b) Tredjepart må kun bruge dine data til de specifikke formål, som vi har specificeret i vores kontrakt med dem.
c) Vi arbejder tæt sammen med tredjepart for at sikre, at dit privatliv bliver respekteret og beskyttet til enhver tid.
d) Hvis vi stopper med at bruge tredjeparts ydelser, bliver alle dine data, som opbevares af dem, enten slettes eller anonymiseret.
Hvor længe beholder vi dine data?
Kontraktmæssige nødvendigheder
Når det retlige grundlag for vores databehandling er baseret på en kontraktmæssig nødvendighed, beholder Projects Abroad dine data, indtil disse data lovgivningen om forældelse træder i kraft. Når det sker, bliver dine data enten slettet helt eller anonymiseret, for eksempel ved at samle dem sammen med andre data, så det kan bruges på en ikke-identificerende måde til statistisk analyse og forretningsplanlægning.
Juridiske forpligtelser
Når det retlige grundlag for vores databehandling er baseret på en juridisk forpligtelse, beholder Projects Abroad dine personlige data, indtil lovgivningen om forældelse træder i kraft.
Legitime interesser
Når det retlige grundlag for vores databehandling er baseret på legitime interesser, beholder Projects Abroad dine data, indtil de formål, som disse data bliver brugt på baggrund af, ikke længere er relevante, eller indtil disse data bliver anmodet slettet.
Dine rettigheder, vores ansvar
Du får adskillige rettigheder, i det øjeblik at du udleverer personlige oplysninger til os. Vi vil gerne forsikre dig om, at hos Projects Abroad tager vi dine rettigheder som privatperson meget alvorligt, og vi vil altid handle på en måde, som er hensynsfuld i forhold til vores ansvar for at tjene dine juridiske rettigheder.
Du har ret til at anmode om:
a) At få adgang til de personlige data, vi har om dig,
b) At få rettet dine personlige data, når de er forkerte, forældede eller ufuldstændige,
c) At vi stopper med at bruge dine personlige data til direkte markedsføring (enten på specifikke kanaler eller alle kanaler).
d) At vi stopper al samtykkebaseret behandling af dine personlige data, når du trækker samtykket tilbage.
Du kan kontakte os for at udøve disse rettigheder til hver en tid ved at:
Kontakte vores Data Protection Officer, Projects Abroad, Aldsworth Parade, Goring-by-sea, West Sussex, BN12 4TX, UK eller email: dataprivacy@projects-abroad.org
Retten til adgang
Du har retten til at bekræfte, om dine personlige data bliver behandlet, og at få adgang til alle de relevante detaljer angående behandlingsaktiviteterne.
Hvis du gerne vil have adgang til de personlige data, som vi har om dig, kan du kontakte os på email: dataprivacy@projects-abroad.org
Retten til sletning ('Retten til at blive glemt')
Du har retten til at anmode om, at vi sletter alle personlige data, som vi har om dig, og vi er forpligtede til at besvare anmodningen uden unødig forsinkelse. Der er visse betingelser til denne rettighed, men vi forsøger i ethvert tilfælde at respondere på ‘retten til at blive glemt’ inden for 30 dage fra modtagelsen af anmodningen.
Retten til rettelse i dine oplysninger
Denne rettighed er rimelig simpel. Hvis du opdager, at de data, som vi har om dig, er ukorrekte eller mangelfulde, kan du anmode om at få rettet fejlen. Vi forsøger at besvare denne type anmodning øjeblikkeligt.
Retten til begrænsning
Du har retten til at få os til at begrænse behandlingen af dine personlige data og at sikre, at behandlingen kun finder sted med dit samtykke eller med juridisk hensigt.
Retten til indsigelse
Retten til indsigelse er en grundlæggende frihed, som alle demokratier har. Hvis du gerne vil fremsætte indsigelse imod den måde, vi bruger eller har brugt dine personlige data på, har du retten til at gøre det.
Retten til overførsel
Du har denne juridiske rettighed, som angiver, at hvis du anmoder om det, skal vi overføre alle de informationer, du har givet os, til en anden udbyder efter dit eget valg.
Retten til at klage
Vi bestræber os altid på at opretholde de højeste standarder og at fremme den tillid, som vores kunder har til os som organisation. For at opnå disse mål, beder vi om at blive underrettet om eventuelle klager som de første, så vi kan undersøge sagen grundigt. Hvis du vil klage over Projects Abroad til en tilsynsmyndighed, kan du rette henvendelse til: The Information Commissioners Office på +44 (0)303 123 1113.
Vores kontaktoplysninger
Hvis du gerne vil i kontakt med Projects Abroad for at tale med vores Data Protection Officer, kan du bruge de følgende kontaktoplysninger:
Projects Abroad
Aldsworth Parade
Goring-by-sea,
West Sussex,
BN12 4TX, UK
T: +44(0)1903 708300
@: dataprivacy@projects-abroad.org
Disclaimer
Det er forbudt at reproducere eller gengive dele af eller hele indholdet af dette website til andet end personlig brug. Ingen dele af dette website må af andre årsager kopieres, gemmes i et lagringssystem eller overføres på nogen måde eller i nogen form uden skriftlig tilladelse fra Projects Abroad (UK) Ltd.
Dette website har til hensigt at levere generel information. Brugere bør søge juridisk rådgivning, før de træffer eller afholder sig fra at træffe foranstaltninger i forbindelse med oplysninger på dette website. Projects Abroad (UK) Ltd er ikke ansvarlig for tab, som kan finde sted ved at tilgå, bruge eller afhænge af sådanne oplysninger.
Links til andre websites fra siderne på dette website er udelukkende til oplysning, og Projects Abroad (UK) Ltd accepterer ikke noget ansvar for indhold på websites, som linkes til eller fra dette website.
Betingelser og Vilkår
Du kan læse vores betingelser og vilkår her.
Vores akkrediteringer
